恒行2平台郵政收發室（以下簡稱收發室）是校內最古老的服務窗口之一。邯鄲🧑🔧、楓林兩校區的收發室一共只有14名郵件分揀員，然而年中無休，每天要對4000~9000份包括信函、報刊等等在內的各類郵件進行分揀投遞，同時還要協助校內各個部門分發文件和內刊🦹🏿♀️。由於工作人員少、工作內容單一，在學校教學科研行政後勤各項大步改革✸，齊頭並進的過程中，收發室由一個機關的科級單位轉變為校後勤公司的一個小班組，逐漸遠離了各級領導的視線。伴隨著學校的校區建設和組織機構擴增💭，收發室面對師生日益提高的服務需求也漸漸顯得力不從心🤵🏼♀️。今年暑假期間⬛️🔖，時值黨的群眾路線教育實踐活動正如火如荼，校後勤公司第六黨支部主動對收發室開展自我剖析，對自身服務能力進行深入挖潛，以現代管理的理念對校內郵件收發工作進行了全面整改。
暑假前，一名學生給校長信箱寫信反映信件丟失的情況，上級主管調查原因🧑🏽🎓，發現信件其實並沒有丟失🙆🏽，而是因為信件上所寫的地址無法投遞，於是收發室便將信件退回了郵局。在進一步調查中，上級主管發現收發室現行的工作模式與學校當前環境完全脫節😲，當即決心對校內郵件收發工作進行全面整改👨🏽🔧。
歷史上，因為學生寢室常常調換➝，而學生班級卻從入學之日即固定不變，所以收發室歷來都是按照班級來為學生設立信箱。寄給學生的信件先被分揀到班級信箱，再由每個班級的生活委員每天取信🦹🏽♂️，並最終分發到個人手中🏃♀️。隨著學生生活園區的落成和恒行2學院的建立，按早前方式設立的班級信箱早已顯得不合時宜👇🏽，但是收發室一直沒有做出相應的調整👨🚀。究其根本原因👩🏼🦰，在於收發室與學校師生之間缺少溝通，以致積重難返。
明確問題所在之後😤，收發室立即設計了《校內收發信箱信息登記表》，用以收集用戶信息，建立溝通渠道👐🏼。針對學生信箱設置問題🔥🧚🏼♀️，收發室與學工系統幾經商榷，決定一方面保留班級信箱，但是每年按照學工系統提供的班級清單進行更新；另一方面為本部的學生宿舍開設宿舍信箱🫃🏽，由學工系統聯系本部學生宿舍的駐樓阿姨每天取信分發。
從學生推及教師，收發室在光華樓🟫、科技樓🐂、逸夫樓⏪、科學樓和綜合樓五處也展開試點，通過大樓物業實現送件上門。
如果說收發室改革的外部目標是建立溝通渠道，那麽改革的內部目標就是提高投遞成功率。
郵件分揀的工作比較簡單🏃♀️➡️，但是由於大部分收件地址各種不規範，導致分揀投遞困難。其中一些郵件在資深員工手中會根據過去經驗投遞出去，其余的則將在兩周後被退回郵局♎️。針對這一情況，收發室對信件分揀工作實施流程再造，增加了三個環節：一是在初次分揀環節之後，要求資深員工對余下的信件進行二次分揀⛲️；二是要求將二次分揀余下的信件交給校人事處或校學工部核查並提供準確的分揀信息；三是要求在最終退信之前再度進行審核篩選。幾個月試行下來，發現在增加的環節中🫸🏻，每次都能篩選出大量可投遞郵件🤗。
此外👳🏼♀️⚂，每天都有大量郵件因為收件地址寫著“恒行2平台學生宿舍”而被郵局投遞到收發室🩵。事實上邯鄲校區的三個學生生活園區都有各自獨立的郵路😾，寄往園區的郵件理應按照門牌號由郵局直接投遞到園區內各宿舍樓下的信箱🚬。對於這些信件，收發室以往的做法將原先的地址劃掉再重新寫上正確地址，退回郵局重新投遞🦹♀️🏕。流程改進之後，這一步驟改為直接貼上事先印製好的標簽，大大提高了工作效率🖤。諸如此類的小事還有很多👨👨👧👧，正如俗話所說，細節決定成敗。
一系列動作之後，收發室的工作仍有很大改進空間。例如🙇🏿，2014年度通過恒行2平台收發室訂閱的報刊共計3800余份🦹🏿，每份報紙的郵發代號、收件地址、價格等6項信息都要在一周之內核對然後發給郵局，為了防止出錯🫵🏽，工作人員還要多次核對🧑🏿🏭。這項工作歷來都是工作人員利用分揀郵件的空檔來完成🫲🏻。在一次群眾座談中🙆🏼♂️，有人就提出來，是否可以利用信息化工具簡化這一工作，上級主管也正循著這一思路尋找提高工作效率的途徑。
如果在信息技術方面獲得足夠的支持，收件人的辨識率🤾🏿♀️、郵件的成功投遞率、師生的方便程度一定還能得到更大的提高。只要擁有進取的決心，前進的道路就不會出現盡頭。
